Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique la manière dont Vendon (« Vendon », « nous », « nos », « notre ») traite les informations sur les individus, y incluant leur données personnelles relatives à l’utilisation du site internet vendon.net, système de logiciel et application mobile (« Système ») pour le service de gestion à distance, contrôle et analyse de distributeur automatique et machines à café (« Services »).

En accédant à ce site ou en utilisant nos services, vous acceptez les termes stipulés dans cette Politique de confidentialité, dans la Politique de Cookies et autres conditions et politiques publiées sur notre site. Si vous n’acceptez pas la présente Politique de confidentialité, vous devez quitter ce site et cesser d’utiliser tous nos services.

INTRODUCTION

La Politique de confidentialité régit le traitement de données de:
  1. représentants de clients qui ont acheté notre matériel et qui utilisent le système et services de Vendon (« Client ») ;
  2. représentants de nos partenaires commerciaux distribuant le matériel et services Vendon (« Distributeur ») ;
  3. personnes qui communiquent avec nous et visiteurs du site vendon.net ;
  4. traitement de données personnelles par Vendon au nom des Clients et des Distributeurs.
1.2. Vendon traitera les Données à caractère personnel conformément aux lois applicables sur la protection des données et ceux relatifs aux personnes concernées dans l'’Espace économique européen (« EEE »). Vendon doit se conformer aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (« RGPD »).
Les termes « Données à caractère personnel », « Personne concernée », « Responsable du traitement », « Sous-traitant » et « Autorité de contrôle » utilisés dans cette Politique de confidentialité auront le même sens que celui qui leur est donné dans le RGPD.
Vendon agit en tant que Responsable du traitement concernant les Données à caractère personnel des représentants de nos Clients et Distributeurs, personnes qui communiquent avec nous et visiteurs du site Vendon. Les coordonnées du Responsable du traitement sont indiquées ci-dessous dans la Section 11.
Lorsque Vendon traite les Données à caractère personnel transférées à Vendon par les Clients et les Distributeurs via le Système, en utilisant les Services ou d’une autre façon, Vendon agit en tant que sous-traitant.

TRAITEMENT DE DONNEES PERSONNELLES PAR VENDON EN TANT QUE SOUS-TRAITANT

Cette section concerne les Clients et les Distributeurs et le traitement de données personnelles soumises à Vendon en utilisant le Système et les Services. Le Client et le Distributeur sont les Responsables du traitement concernant les données fournies via le Système.
Si votre comte Vendon a été créé par notre Client ou Distributeur, vous devez consulter la politique de confidentialité du Client ou Distributeur respectif. Dans un tel cas, toute question que vous puissiez avoir en tant que la Personne concernée doit être soumise et résolue par le Client ou le Distributeur.
Pour éviter toute ambiguïté, cette politique de confidentialité contient des conditions sur le traitement des données qui régissent le traitement des données effectué par Vendon au nom des Clients ou des Distributeurs et par conséquent cette politique représente l’accord contraignant sur le traitement des données.
Détails du traitement
Catégories de personnes concernées. Au nom de Client et de Distributeur Vendon traite les Données à caractère personnel de leurs employés, représentants et autres personnes concernant les Clients et Distributeurs respectifs enregistrés dans le Système sur le compte du Clients et Distributeurs et autres personnes dont les données sont autrement saisies.
Type de Données à caractère personnel. Vendon traite les Données à caractère personnel contenant le prénom, nom, numéro de téléphone, courriel, mot de passe pour le compte de Système, langue, horaire, fonction et autres informations concernant les Personnes concernées sont communiquées à Vendon par les Clients et les Distributeurs.
Nature et finalité du traitement. Vendon traite les Données à caractère personnel au nom du Client et de Distributeur conformément à leurs instructions et conservera et accédera à données à des fins de fourniture des Services au Client ou autrement exécutant nos obligations dans le cadre du contrat conclu avec le Client ou Distributeur.
Durée du traitement. Vendon traite les données susmentionnées aussi longtemps que Vendon entretien de relations contractuelles avec le Client ou Distributeur respectif. Après la résiliation des relations contractuelles, nous pouvons continuer de conserver quelques Données à caractère personnel, mais celles-ci seront limitées au minimum nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales.
Droits et obligations du Responsable du traitement et du Sous-traitant
En acceptant les conditions de cette Politique de confidentialité et en utilisant le Système ou les Services, le Client et le Distributeur informeront Vendon de traiter les Données à caractère personnel saisies dans le système ou autrement transmises à Vendon par le Client ou le Distributeur.
Le Client et le Distributeur confirment que les données transmises à Vendon sont obtenues légalement et que les Personnes concernées sont informées que leur Données à caractère personnel peuvent être fournies à Vendon ou aux tiers engagés par Vendon à des fins de prestation des Services et de maintenance du Système.
Vendon n'est pas responsable de toute demande ou plainte déposée par les personnes concernées concernant toute action entreprise par Vendon laquelle est le résultat de statuer conformément les instructions reçues par le Client et le Distributeur.
Vendon traitera toutes les Données à caractère personnel au nom du Client ou Distributeur suivant leurs instructions et conformément aux lois et règlements applicables sur la protection des données y incluant les exigences du RGPD, si applicable.
Sous-traitants ultérieurs
Le Client et le Distributeur autorise Vendon à engager les sous-traitants ultérieurs, y incluant les sous-traitants ultérieurs situé à l'extérieur de l’EEE à des fins de l’administration et de prestation des Services, de maintenance du Système ou d’exécution de relations contractuelles entre Vendon et Client ou Distributeur.
Vendon utilise ses sous-traitants ultérieurs nous fournissant services tels que hébergement web et co-localisation du serveur, communication, livraison des produits, assistance client, conseillers financiers et juridiques, entre autres.
Vendon garantit qu’il n’utilise que les sous-traitants ultérieurs conformes aux mêmes obligations sur la protection des données telles que stipulées dans cette Politique de confidentialité et Vendon garantit qu’il a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées et se conforme aux exigences du RGP, si applicable. Si un tel sous-traitant ultérieur fait défaut de se conformer à ses obligations sur la protection des données, Vendon sera toujours responsable envers le Client et le Distributeur.
Assistance aux Responsable du traitement
En tenant compte de la nature du traitement, Vendon aidera le Client et le Distributeur à la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, autant que possible, pour l'exécution des obligations du responsable du traitement concernant :
  1. Toute demande des Personnes concernées relative à l'accès ou rectification, effacement, limitation, portabilité et objection au traitement de leur Données personnelles lesquelles sont traitées par Vendon au nom du Client ou Distributeur. Si la Personne concernée envoi une telle demande directement à Vendon, celui-ci transmettra immédiatement cette demande au Client ou Distributeur respectif ; et
  2. L’investigation de la violation de Données à caractère personnel et la notification à l’Autorité de contrôle et aux Personnes concernées concernant ces violations ; et
  3. Si nécessaire, préparation de l’analyse d'impact relative à la protection des données et, si nécessaire, consultations avec l’Autorité de contrôle.
Sécurité
Lors du traitement de Données à caractère personnel au nom du Clients ou du Distributeur, Vendon applique toujours les mesures de sécurité comme indiquées ci-après dans la Section 8 de cette Politique de confidentialité.
Renvoi et suppression de données
A moins que la loi applicable ne le prévoit autrement, Vendon n’est pas obligé de conserver les données du Client et du Distributeur après la résiliation des relations contractuelles et l’effacement du compte du Client et du Distributeur et de tous les autres comptes associés.
Selon le choix du Client et du Distributeur, Vendon supprime toutes les Données à caractère personnel ou les renvoie au Client ou au Distributeur après la terminaison de relations contractuelles relatif au traitement, et il détruit les copies existantes, à moins que la loi applicable n'exige la conservation des Données à caractère personnel par Vendon.
Audit du traitement des données
A la demande écrite du Client ou du Distributeur, Vendon fournit les informations suffisantes pour démontrer la conformation avec les obligations stipulées dans cette Politique de confidentialité et avec les lois et règlements applicables. Ces informations sont fournies dans la mesure où une telle information est sous la contrôle de Vendon et si Vendon n’est pas empêché de la communiquer par la loi applicable, un devoir de confidentialité ou toute autre obligation due à un tiers.
Si l’information fournie sur la demande du Client ou le Distributeur à son avis raisonnable n’est pas suffisante pour confirmer la conformation de Vendon, Vendon accepte de permettre et de contribuer à l’audit du traitement des données.
Ces audits peuvent être effectués par un tiers indépendant disposant d'une bonne réputation sur le marché, si il a suffisamment d'expérience et de compétence d’effectuer l’audit du traitement des données, et l'élection d’un tel auditeur doit être mutuellement convenue entre le Client/Distributeur et Vendon.
Le temps et autres points relatif à un tel audit ou l’inspection sont déterminés par nous et telle information et assistance sont fournies exclusivement aux frais du Client ou Distributeur et nous nous réservons le droit de facturer le client ou le Distributeur pour tout travail ou frais additionnel encourus relatif à l’exercice de ces droits du Client. Le droit de demander l’audit peut être exercé une fois tous les deux ans.
L’auditeur signera un accord de confidentialité incluant les obligations de ne pas communiquer les informations commerciales du rapport d’audit et la version finale du rapport doit être fournie à Vendon.

INFORMATIONS COLLECTEES

Dans le cadre du déroulement normal de l'activité Vendon collecte les informations des Clients et des Distributeurs potentiels et existants, des visiteurs du site internet et autres personnes qui communiquent avec nous. Certaines de ces informations sont les Données à caractère personnel et Vendon est le Responsable du traitement de telles informations.
Informations fournies à Vendon
Nos Clients et Distributeurs potentiels et existants nous fournissent les informations suivantes sur leurs représentants : prénom, nom, courriel, numéro de téléphone, pays, dénomination de société. Ces informations sont nécessaires pour que Vendon puisse conclure les contrats avec les Clients et les Distributeurs et créer leurs comptes dans le Système.
Lorsque vous communiquez avec nous en utilisant les coordonnées fournies sur notre site, vous nous fournissez votre courriel et/ou numéro de téléphone et toute autre information partagée. Ces informations sont nécessaires pour que Vendon puisse vous contacter et répondre à vos questions.
Informations collectées automatiquement
Lors de votre visite de site internet Vendon, nous collectons et traitons automatiquement les informations qui peuvent contenir vos Données à caractère personnel : votre appareil et navigateur, sites accédés, identifiants de l’appareil, système d’exploitation utilisé, votre localisation, informations sur réseau mobile, informations de connexion à internet et autres informations collectées des cookies et technologies similaires utilisées sur notre site. Découvrez comment nous utilisons les cookies sur notre site dans notre Politique de cookies.

COMMENT NOUS UTILISONS VOS INFORMATIONS

Dans le cadre de relations commerciales, Vendon traite les données collectées pour :
  1. négocier, conclure et exécuter les contrats avec Clients et Distributeurs ;
  2. fournir les Services et garantir le bon fonctionnement du Système ;
  3. communiquer avec Clients et Distributeurs sur nos Services, produits, projets communs et autres sujets ;
  4. communiquer avec clients, partenaires potentiels et autres personnes intéressées à nos Services et produits ;
  5. analyser et mesurer l’utilisation de notre site et les Services pour faire des améliorations ;
  6. informer sur nos produits et Services ;
  7. protéger les intérêts légaux de Vendon, nos Clients, Distributeurs et autres personnes et pour intérêts juridiques tels que l'exécution de nos contrats, conformation avec toute lois applicable et autorités chargées de l'assistance en application du droit.
Vendon collecte et traite seulement vos Données à caractère personnel lorsque nous avons une base légale et une telle base varie en fonction de la catégorie respective de données et des finalités de leur traitement.
Sauf indication contraire, Vendon traite les Données à caractère personnel collectées sur la base des intérêts légitimes et obligations légales. Lorsque vous nous fournissez vos Données à caractère personnel non explicitement requises par nous, celles-ci sont traitées sur la base de votre consentement.
L’intérêt légitime en tant que la base pour le traitement de données inclut nos intérêts à mener les activités commerciales, gérer et fournir les services et produits aux Clients existants, informer les clients potentiels sur nos Services et produits, promouvoir et développer nos Services et produits, gérer les relations avec les Client et les Distributeurs, nous conformer avec les lois applicables, assurer la sécurité des informations, du système, du réseau et assurer la cybersécurité.

PERIODE DE CONSERVATION

En général, Vendon conserve les Données à caractère personnel pour la durée de temps nécessaire à la réalisation du but, pour lequel vous nous les avez confiées. Par exemple, nous conservons les Données à caractère personnel des Clients et des Distributeurs aussi longtemps qu’il existe une relation commerciale entre nous.
Après la résiliation de la relation commerciale par le Client ou le Distributeur en supprimant le compte Vendon ou autrement, nous pouvons continuer de conserver certaines informations comme raisonnablement nécessaire pour nous conformer avec nos obligations légales, pour résoudre les litiges, s’il y en a, pour prévenir les fraudes et abus, pour exécuter nos contrats et/ou protéger nos intérêts légitimes.

PARTAGE DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL AVEC TIERS

Pour pouvoir fournir le Service, Vendon collabore avec les tiers offrant différent services qui nous sont nécessaires dans l'exercice normal de nos activités. Donc, nous partageons vos Données à caractère personnel avec tels fournisseurs de services.
Les catégories de destinataire de Données à caractère personnel incluent les fournisseurs de service de co-location d'hébergement web, fournisseurs de services de communication et de transmission de contenu, fournisseurs de services portant sur la sécurité de données et de cybersécurité, fournisseurs de services de facturation et de paiement, analyse web, fournisseur de services de marketing, fournisseurs de services informatiques, conseillers juridiques et financiers, entre autres (« Fournisseurs de services tiers »).
Les fournisseurs de services tiers reçoivent seulement le strict minimum de Données à caractère personnel qui leur est nécessaire pour nous fournir le service requis. Vendon ne partage des Données à caractère personnel que dans le cas un tel tiers peut démontrer l’application de mesures appropriées pour assurer la conformité du traitement des Données à caractère personnel au RGPD et autres lois et règlements applicables.
Dans certaines situations, nous avons l’obligation légale de partager vos données avec les autorités publiques ou autres tiers.
Vendon peut partager vos données avec les tiers lorsque cela présente notre intérêt légitime, par exemple, dans le cas de fusion, vente des actifs, transfert d’entreprises ou une autre restructuration de la fourniture du Service.
Les Données à caractère personnel traitées par Vendon peuvent être transmises aux fournisseurs de services tiers et autres destinataires situés en dehors de l’EEE. Vendon confirme que les données ne sont transmises qu’aux fournisseurs de services tiers et autres destinataire/sous-traitants ultérieurs en dehors de l’EEE, situé dans un territoire reconnu par la Commission Européenne assurant un niveau adéquat de protection ou pouvant d’une autre manière fournir les garanties appropriées, à condition que les droits exécutoires et recours légaux efficaces sont disponibles aux personnes concernées.

DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

Les individus situés dans l’EEE disposent de certains droits statutaires relatif à leur Données à caractère personnel. Sous réserve d’exceptions prévues par la loi, vous avez le droit d'accéder à vos Données à caractère personnel, de demander la mise à jour, l’effacement ou la rectification de ces données, de limiter le traitement ou le refuser, ainsi que le droit de portabilité de vos Données à caractère personnel. Vous pouvez exercer ces droits en contactant Vendon en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous dans cette Politique de confidentialité.
Par ailleurs, si vous croyez que Vendon a traité vos Données à caractère personnel illicitement, vous avez le droit de déposer une plainte auprès Vendon utilisant les coordonnées fournies ci-dessous, ou vous pouvez déposer la plainte auprès l’Autorité de contrôle respective dans votre pays.
Si vous êtes un individus dont les Données à caractère personnel ont été fournies à Vendon par notre Client ou Distributeur (par exemple, vous êtes un employé de notre Client), veuillez contactez le Client ou le Distributeur pour exercer vos droits.

SECURITE DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Compte tenu les risques susceptibles et la nature du traitement, Vendon a pris de mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables et appropriées conformément aux lois et règlements applicables sur la protection de données dans le but de protéger les Données à caractère personnel.
Malheureusement, aucune manière de transmission de données et aucun système de conservation de données n’est 100 % sécurisé, alors nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations. Nous encourageons donc nos Clients, Distributeurs et tous les autres utilisateurs du Système à prendre soin de Données à caractère personnel traitées via Système et à établir un mot de passe fort pour le compte Vendon, à limiter l'accès aux appareils et au navigateur par se déconnectant après l’utilisation et, si possible, à éviter de fournir à Vendon des données sensibles dont la communication pourrait entrainer des dommages substantielles à la Personne concernée.
Tous les employés autorisés par Vendon participant au traitement de Données à caractère personnel s'engagent à respecter les obligations de confidentialité et ils n'accéderont pas ni autrement traiteront pas les Données à caractère personnel sans autorisation, sauf si cela est pas nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
Dans le cas de violation de Données à caractère personnel, nous notifieront les personnes concernées conformément les obligations stipulées dans les lois applicables et nous fournirons l’assistance raisonnable concernant l’investigation de la violation de Données à caractère personnel et la notification des Autorités de contrôle.

MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Vendon peut modifier cette Politique de confidentialité de temps en temps, par exemple, lorsque nous introduisons de nouveaux services ou de nouvelles fonctionnalités. Les modifications de cette Politique de confidentialité entre en vigueur le moment où celles-ci sont téléchargées sur notre site internet.
Nous vous encourageons donc à vérifier site internet Vendon de temps en temps. En continuant d’utiliser nos Services ou le Système ou autrement nous fournissant vos Données à caractère personnel après la modification de cette politique de confidentialité, vous acceptez les conditions modifiées de la Politique de confidentialité.

LOI APPLICABLE

Cette Politique de confidentialité est régie par les lois de Lettonie et toute action ou procédure concernant cette Politique de confidentialité (y incluant celles découlant de réclamations et plaintes non-contractuelles) sera portée devant les tribunaux de Lettonie.

COORDONNEES

Si vous avez des questions sur la Politique de confidentialité ou nos pratiques de traitement des données ou si vous voulez en tant que la Personne concernée exercer l’un de vos droits relatif les Données à caractère personnel, veuillez nous contacter par courriel vendon@vendon.net, ou en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous :

SIA “Vendon”
Attn : Délégué à la protection des données
Adresse: Ojāra Vācieša iela 6B,
Rīga, LV-1004,
Lettonie

Vendon LLC and Investment and Development Agency of Latvia on February 7th, 2017 signed agreement No SKV-L-2017/63, which incorporates the project “Promotion of International competitiveness” that is co-financed by European Regional Development Fund.