Politica sulla Privacy

Questa Politica sulla Privacy spiega come Vendon (“Vendon”, “noi”, “nostro/a”) processa le informazioni delle persone, inclusi i dati personali, in relazione all’uso del sito vendon.net, del sistema informatico e dell’app (“Sistema”) per i servizi di gestione remota, controllo ed analisi per la distribuzione e le macchinette del caffè (“Servizi”).

Accedendo o utilizzando questo sito o qualsiasi altro nostro Servizio, l’utente accetta i termini di questa Politica sulla Privacy, della Politica sui Cookie e altri termini e politiche pubblicati sul nostro sito. Se l’utente non accetta questa Politica sulla Privacy, deve abbandonare questo sito ed interrompere l’utilizzo dei nostri Servizi.

INTRODUZIONE

Questa Politica sulla Privacy regola il trattamento dei Dati Personali di:
  1. rappresentati di clienti che hanno acquistato i nostri hardware e utilizzato il Sistema ed i Servizi Vendon (“Cliente”);
  2. rappresentanti dei nostri partner commerciali che distribuiscono hardware e Servizi Vendon (“Fornitore”);
  3. persone che comunicano con noi e i visitatori del sito vendon.net;
  4. trattamento dei Dati Personali da parte di Vendon per conto dei Clienti e dei Fornitori.
Vendon tratta i Dati Personali in conformità con le leggi applicabili alla protezione dei dati e rispettando le persone interessate nell’Area Economica Europea (“EEA”). Vendon è conforme ai requisiti della Regolamentazione Europea (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Concilio del 27 Aprile 2016 sulla tutela delle persone fisiche in materia di trattamento dei dati personali e al libero spostamento di tali dati, e che abroga la Direttiva 95/46/EC (“GDPR”).
I termini “Dati Personali”, “Persone Interessate”, “Regolatore”, “Processore” e “Autorità di Tutela” utilizzati in questa Politica sulla Privacy hanno lo stesso significato datogli nella GDPR.
Vendon agisce da Regolatore nel rispetto dei dati personali dei rappresentanti dei nostri Clienti e Fornitori, delle persone che comunicano con noi e dei visitatori del sito di Vendon. I dettagli di contatto del Regolatore sono forniti sotto, nella Sezione 11.
Quando Vendon elabora i Dati Personali trasferiti a Vendon da Clienti o Fornitori attraverso il Sistema, utilizzando i Servizi o in altro modo, Vendon agisce da Processore.

ELABORAZIONE DEI DATI PERSONALI DA PARTE DI VENDON IN VESTE DI PROCESSORE

Questa sezione riguarda i Clienti e i Fornitori di Vendon e l’elaborazione dei Dati Personali che che essi forniscono a Vendon utilizzando il Sistema ed i Servizi. Il Cliente ed il Fornitore sono i Regolatori nel rispetto dei dati che trasmettono a Vendon attraverso il Sistema.
Se il suo account Vendon è stato creato da un nostro Cliente o Fornitore, dovrebbe consultare la politica sulla privacy del rispettivo Cliente o Fornitore. In questo caso, qualsiasi domanda le dovesse sorgere, in veste di Persona Interessata, deve essere inviata e risolta dal Cliente o Distributore.
Per fugare ogni dubbio, questa Politica sulla Privacy contiene i termini sull’elaborazione dei dati che regolano l’elaborazione dei dati condotta da Vendon a nome dei Clienti e dei Fornitori; di conseguenza questa Politica costituisce un accordo vincolante.
Dettagli sull’elaborazione
Categorie di Persone Interessate. Vendon, a nome del Cliente e del Fornitore, elabora i Dati Personali dei suoi dipendenti, rappresentanti e di altre persone collegate ai rispettivi Clienti e Fornitori registrati nel Sistema con un account da Cliente o Fornitore o registrati in altro modo nel Sistema.
Tipi di Dati Personali. Vendon elabora Dati Personali che includono nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, password per accedere all’account del Sistema, lingua, ore lavorative, incarico e altre informazioni relative alle Persone Interessate condivise con Vendon dai Clienti e dai Fornitori.
Natura e scopo dell’elaborazione. Vendon elabora i Dati Personali a nome del Cliente e del Fornitore in conformità con le loro istruzioni; inoltre conserva e accede ai dati per il solo scopo di fornire al Cliente i Servizi oppure per terminare i nostri obblighi da contratto con il Cliente o il Fornitore.
Durata dell’elaborazione. Vendon elaborerà i sopra citati dati finché avrà una relazione contrattuale con il rispettivo Cliente o Fornitore. Dopo la conclusione della relazione contrattuale, potremmo continuare a conservare dei Dati Personali, ma solo la quantità necessaria per essere conformi ai nostri obblighi legali.
Diritti e obblighi del Regolatore e del Processore
Accettando i termini di questa Politica sulla Privacy e utilizzando il Sistema o i Servizi, il Cliente o il Fornitore incarica Vendon di elaborare i Dati Personali inseriti nel Sistema o in altro modo trasferiti a Vendon dal Cliente e dal Fornitore.
Il Cliente ed il Fornitore confermano che i dati forniti a Vendon sono stati raccolti in modo lecito e che le Persone Interessate sono state informate sul fatto che i loro Dati Personali potrebbero essere trasmessi a Vendon e ad altre parti terze coinvolte da Vendon per la fornitura dei Servizi ed il mantenimento del Sistema.
Vendon non è responsabile per affermazioni o lamentele da parte delle Persone Interessate riguardo qualsiasi azione compiuta da Vendon, a causa delle istruzioni accordate con il Cliente ed il Fornitore.
Vendon elaborerà sempre tutti i Dati Personali a nome del Cliente o del Fornitore seguendo le loro istruzioni e ai sensi delle leggi applicate alla tutela della privacy e alle regolamentazioni , inclusi i requisiti della GDPR, ove applicabile.
Sub-processori
Con la presente, il Cliente ed il Fornitore autorizzano Vendon a coinvolgere sub-processori, compresi sub-processori situati al di fuori dell’EEA, con lo scopo di amministrare e fornire i Servizi, mantenere il Sistema o comunque rendere possibile la relazione contrattuale fra Vendin e il Cliente o Fornitore.
Vendon utilizza sub-processori che ci forniscono dei servizi, come la co-ubicazione di host e server, la consegna di comunicazioni, la consegna del prodotto, l’assistenza clienti, consulenti legali e finanziari.
Vendon assicura l’esclusivo utilizzo di sub-processori conformi agli stessi obblighi sulla tutela dei dati presentati in questa Politica sulla Privacy e garantisce che essi hanno adottato mezzi tecnici ed organizzativi adatti e che sono conformi ai requisiti della GDPR, ove applicabili. Se tali sub-processori non adempiranno agli obblighi sulla tutela dei dati, Vendon sarà responsabile nei confronti del Cliente o del Fornitore.
Assistenza al Regolatore
Prendendo in considerazione la natura dell’elaborazione, Vendon assisterà il Cliente ed il Fornitore con la disposizione di mezzi tecnici ed organizzativi, nei limiti del possibile, per la realizzazione degli obblighi del Regolatore in relazione a:
  1. Qualsiasi richiesta da parte delle Persone Interessate nel rispetto dell’accesso o della correzione, cancellazione, restrizione, trasferibilità, e contestazione dell’elaborazione dei propri Dati Personali che Vendon tratta a nome del Cliente o del Fornitore. Nel caso in cui la Persona Interessata faccia una richiesta del genere direttamente a Vendon, Vendon inoltrerà immediatamente tale richiesta al rispettivo Cliente o Fornitore; e
  2. Indagini su violazioni di Dati Personali e la notifica all’Autorità di Tutela e alle Persone Interessate riguardo tali violazioni; e
  3. Ove appropriato, la preparazione di valutazioni sulla tutela dei dati e, se necessario, svolgendo consultazioni con un’Autorità di Tutela.
Sicurezza
Nel trattamento dei Dati Personali a nome dei Clienti o dei Fornitori, Vendon applica sempre le misure di sicurezza descritte sotto, nella Sezione 8 di questa Politica sulla Privacy.
Restituzione e cancellazione dei dati
Salvo diversa disposizione della legge applicabile, Vendon non ha l’obbligo di conservare i dati del Cliente e del Fornitore dopo la conclusione della relazione contrattuale, con conseguente cancellazione dell’account del Cliente e del Fornitore e di ogni account a loro associati.
A scelta del Cliente e del Fornitore, Vendon eliminerà o restituirà tutti i Dati Personali al Cliente o al Fornitore dopo la conclusione della relazione contrattuale relativa all’elaborazione ed eliminerà le copie esistenti, a meno che la legge applicabile imponga a Vendon di conservare tali Dati Personali.
Verifica sull’Elaborazione dei Dati
Su richiesta scritta del Cliente o del Fornitore, Vendon può fornire informazioni sufficienti a dimostrare la conformità agli obblighi descritti in questa Politica sulla Privacy, alle leggi applicabili e alle regolamentazioni. Queste informazioni saranno fornite nella misura in cui tali informazioni saranno in controllo di Vendon e Vendon non è precluso dalla loro divulgazione secondo la legge applicabile, da un obbligo di riservatezza, o da altri obblighi dovuti a parti terze.
Se le informazioni fornite in seguito alla richiesta del Cliente o del Fornitore non sono sufficienti per confermare la conformità di Vendon, allora Vendon concorda, acconsente e contribuisce ad una verifica sull’elaborazione dei dati.
Queste verifiche possono essere svolte da parti terze indipendenti con una buona reputazione di mercato, ammesso che abbiano sufficiente esperienza e competenza per svolgere una verifica sull’elaborazione dei dati, e la scelta di tale ispettore deve essere mutualmente concordata sia dal Cliente o dal Fornitore che da Vendon.
Le tempistiche e altri aspetti pratici relativi a tale verifica o ispezione sono stabiliti da noi, ed ogni informazione o assistenza è fornita esclusivamente al costo e a spese del Cliente o del Fornitore, e ci riserviamo il diritto di addebitare al Cliente o al Fornitore ogni attività supplementare o altri costi da noi sostenuti in merito al Cliente che si è avvalso a questi diritti. I diritti per richiedere una verifica possono essere usati ogni 2 anni.
L’ispettore dovrà firmare un accordo di riservatezza, il quale include l’obbligo a non divulgare informazioni commerciali nella sua revisione, e la revisione finale deve essere fornita anche a Vendon.

INFORMAZIONI CHE RACCOGLIAMO

Nel corso della sua normale attività commerciale, Vendon raccoglie informazioni da potenziali e già esistenti Clienti e Fornitori, da visitatori del sito e da altre persone che comunicano con noi. Alcune di queste informazioni costituiscono Dati Personali e, nel rispetto di tali dati, Vendon è il Regolatore.
Informazioni fornite a Vendon
I nostri Clienti e Fornitori esistenti e potenziali ci forniscono le seguenti informazioni dei loro rappresentanti: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, paese, nome della compagnia. Queste informazioni sono necessarie a Vendon per poter stipulare i contratti con i Clienti e i Fornitori e per creare i loro account nel Sistema.
Quando comunica con noi usando informazioni di contatto che ha fornito sul nostro sito, ci fornisce il suo indirizzo e-mail, e/o numero di telefono, ed ogni altra informazione condivisa con noi. Queste informazioni sono necessarie a Vendon per poter comunicare con lei e per rispondere alle sue domande.
Informazioni che raccogliamo automaticamente
Dopo aver visitato il sito di Vendon, raccogliamo ed elaboriamo automaticamente le seguenti informazioni, le quali potrebbero contenere i suoi Dati Personali: il suo dispositivo ed il browser usato, le pagine visitate, identificatori del dispositivo, il sistema operativo in uso, la sua posizione, informazioni sulla sua rete mobile, dati standard sulla sua attività, e altre informazioni raccolte da cookie e tecnologie simili utilizzate sul nostro sito. Per saperne di più su come utilizziamo i cookie sul nostro sito, legga la nostra Politica sui Cookie.

COME UTILIZZIAMO LE SUE INFORMAZIONI

Nel contesto di una relazione commerciale, Vendon elabora le informazioni raccolte per:
  1. negoziare, stipulare e concludere contratti con Clienti e Distributori;
  2. fornire i Servizi e garantire un corretto funzionamento del Sistema;
  3. comunicare con Clienti e Fornitori riguardo i nostri Servizi, prodotti, progetti in comune e altre questioni;
  4. comunicare con potenziali clienti, partner e altre persone interessate ai nostri Servizi e prodotti;
  5. analizzare e misurare l’uso del nostro sito e dei Servizi, in modo da apportare miglioramenti;
  6. informare sui nostri prodotti e Servizi;
  7. tutelare gli interessi legali di Vendon, dei nostri Clienti, Fornitori e di altre persone per motivi legali, come, per esempio, far osservare i contratti, essere conformi ad ogni legge applicabile ed assistere le autorità di contrasto.
Vendon raccoglie ed elabora i suoi Dati Personali solo dove abbiamo una legittima base e tale base varia a seconda della rispettiva categoria dei dati e il fine col quale si elaborano.
Salvo diversa indicazione, Vendon elabora i Dati Personali raccolti sulla base di interessi legittimi e di obblighi legali. Quando ci fornisce dei Dati Personali non richiesti esplicitamente da noi, li elaboriamo sulla base del suo consenso.
Interessi legittimi sulla base dell’elaborazione dei dati includono i nostri interessi a fare affari, gestire e fornire i Servizi e prodotti, promuovere e sviluppare i nostri Servizi e prodotti, gestire la relazione con i Clienti e i Fornitori, essere conformi alla legge applicabile, garantire informazioni, un sistema, un network e sicurezza informatica.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

Generalmente, Vendon conserva i Dati Personali fino a quando lo scopo per il quale i dati sono stati raccolti non è stato raggiunto. Per esempio, teniamo i Dati Personali di Clienti e Fornitori fino a quando esiste la relazione contrattuale fra noi.
Dopo che il Cliente o il Fornitore termina la relazione con noi, eliminando l’account Vendon, o terminando il contratto con Vendon, potremmo continuare a conservare certe informazioni per quanto ragionevolmente necessario per adempiere agli obblighi legali, per risolvere controversie, se presenti, per prevenire frodi ed abusi, per applicare i nostri accordi, e/o per tutelare i nostri interessi legittimi.

CONDIVISIONE DEI SUOI DATI PERSONALI CON PARTI TERZE

Perché Vendon le offra i nostri Servizi, lavoriamo con parti terze che ci forniscono diversi servizi necessari nei nostri affari. Quindi, condividiamo i suoi Dati Personali con fornitori di servizi di parti terze.
Le categorie dei beneficiari dei Dati Personali includono, fornitori di servizi di host e co-ubicazione, fornitori di servizi di sicurezza informatica e dei dati, fornitori di servizi di pagamento e fatturazione, analisi della rete, relazioni con la clientela e fornitori di supporto al software per i clienti, fornitori di servizi tecnologici, consulenti legai e finanziari, e altri (“TFornitori di Servizi di Parti Terze”).
I Fornitori di Servizi di Parti terze ricevono solo una minima quantità di Dati Personali, a loro necessari per fornisci i servizi richiesti. Vendon condivide i Dati Personali solo con i Fornitori di Servizi di Parti Terze che sono in grado di dimostrare di aver utilizzato mezzi appropriati per garantire che i Dati Personali sono elaborati in conformità con la GDPR ed altre leggi applicabili o regolamentazioni.
In alcune situazioni, potremmo avere degli obblighi legali per condividere le sue informazioni con l’amministrazione pubblica o altre terze parti.
Vendon potrebbe condividere le sue informazioni con parti terze quando è nel nostro interesse legittimo, per esempio, in caso di fusioni, di vendita dell’attività, di trasferimento dell’impresa, o per la ristrutturazione della fornitura del Servizio.
I Dati Personali elaborati da Vendon potrebbero essere trasmessi a Fornitori di Servizi di Parti Terze ed altri beneficiari collocati al di fuori dell’EEA. Vendon conferma che i dati sono trasmessi solo con i Fornitori di Servizi di Parti Terze ed altri beneficiari/sub-processori al di fuori dell’EEA che sono collocati in un territorio riconosciuto dalla Commissione Europea per il suo livello adeguato di tutela o che comunque è capace di offrire difese appropriate, e sempre purché fornisca diritti applicabili e rimedi legali effettivi per le Persone Interessate.

DIRITTI DELLA PERSONA INTERESSATA

Gli individui collocati nell’EEA hanno determinati diritti legali in relazione dei loro Dati Personali. Oggetto di esenzione fornito falla legge, potrebbe avere il diritto di richiedere l’accesso ai suoi Dati Personali, di cercare di aggiornare, eliminare o correggere questi dati, di restringere o obiettare l’elaborazione dei suoi dati, così come il diritto alla trasferibilità dei suoi Dati Personali. Può utilizzare questi diritti mettendosi in contatto con Vendon utilizzando le informazioni di contatto fornite in fondo a questa Politica sulla Privacy.
Inoltre, se crede che Vendon abbia elaborato illegittimamente i suoi Dati Personali, ha il diritto di inoltrare una lamentela a Vendon utilizzando le informazioni di contatto fornite sotto, oppure può inoltrare una lamentela ad un’Autorità di Vigilanza per la protezione dei dati del suo paese.
Se è una persona i cui Dati Personali sono stati forniti a Vendon da un nostro Cliente o Fornitore (per esempio, se è un dipendente di un nostro Cliente), per favore contatti il Cliente o Fornitore per esercitare i suoi diritti.

SICUREZZA DEI DATI PERSONALI

Considerando i potenziali rischi e la natura dell’elaborazione, Vendon utilizza mezzi organizzativi, tecnici e amministrativi adatti e ragionevoli in conformità con le leggi applicabili sulla tutela dei dati, in modo da proteggere i suoi Dati Personali.
Sfortunatamente, nessuna trasmissione di dati o sistema di archiviazione è sicuro al 100%, quindi non possiamo garantire un’assoluta tutela delle informazioni. Quindi, incoraggiamo i nostri Clienti, Fornitori e tutti gli utenti del Sistema a prendersi cura dei loro Dati Personali elaborati dal Sistema e a scegliere password sicure per l’account del Sistema Vendon, a limitare l’accesso ai dispositivi e ai browser facendo il log out alla fine di ogni sessione, e, se possibile, ad evitare di fornire a Vendon informazioni sensibili, la cui divulgazione potrebbe causare danni sostanziali alla Persona Interessata.
Tutto il personale autorizzato di Vendon coinvolto nell’elaborazione dei Dati Personali hanno accettato degli obblighi di riservatezza e non accederanno o elaboreranno Dati Personali senza autorizzazione e senza necessità, a causa degli scopi con i quali questi dati sono stati ottenuti.
Nel caso in cui avvenga una violazione dei Dati Personali, notificheremo la Persona Interessata in conformità con gli obblighi disposti dalle leggi applicabili e forniremo assistenza sull’indagine per la violazione Dati Personali e sulla notifica all’Autorità di Vigilanza.

MODIFICHE ALLA POLITICA SULLA PRIVACY

Vendon potrebbe occasionalmente modificare questa Politica sulla Privacy, per esempio, quando introduciamo nuovi servizi o nuove caratteristiche. Le modifiche a questa Politica sulla Privacy entrano in vigore e sono applicate dal momento in cui il sito viene aggiornato.
Quindi, la incoraggiamo a controllare il sito di Vendon ogni tanto. Continuando ad utilizzare i nostri Servizi o il nostro Sistema, o fornendoci Dati Personali, dopo che le modifiche a questa politica sono entrate in vigore, acconsente ai termini aggiornati della Politica sulla Privacy.

LEGGE APPLICABILE

Questa Politica sulla Privacy è regolata dalle leggi della Lettonia, ed ogni azione o procedimento legato a questa Politica sulla Privacy (inclusi quelli sorti da controversie o lamentele non-contrattuali) sarà portato nel tribunali della Lettonia.

INFORMAZIONI DI CONTATTO

Nel caso in cui abbia domande su questa Politica sulla Privacy e sulle nostre pratiche per l’elaborazione dei dati, o se vuole esercitare i suoi diritti da Persona Interessata, ci contatti all’indirizzo e-mail vendon@vendon.net, o utilizzando i dettagli qui sotto:

SIA “Vendon”
Attn: Data Protection Officer
Address: Ojāra Vācieša iela 6B,
Rīga, LV-1004,
Latvia

Vendon LLC and Investment and Development Agency of Latvia on February 7th, 2017 signed agreement No SKV-L-2017/63, which incorporates the project “Promotion of International competitiveness” that is co-financed by European Regional Development Fund.