Controllo di cassa per distributori automatici e macchine da caffè

Con i pagamenti contactless la vita è facile: si accede a Vendon Cloud, si controllano le vendite e si riceve un pagamento giornaliero. Ma questo è ancora molto lontano dalla realtà odierna... La maggior parte dei distributori automatici e di caffè accetta ancora pagamenti in contanti, il che rende assolutamente necessaria una solida soluzione di controllo del contante. Per molti operatori, questa è la priorità assoluta, poiché la gestione del contante non si limita ad assicurarsi che il cambiamonete abbia abbastanza monete.

Fortunatamente, le soluzioni IoT di telemetria e di pagamento di Vendon possono aiutarvi a monitorare il flusso di cassa delle vostre macchine fino all’ultimo centesimo e a occuparvi di tutte le vostre esigenze di controllo del contante.

Tenere traccia dei livelli di cassa in ogni macchina

Nella maggior parte dei casi è sufficiente sapere che la macchina funziona bene. Ma nel caso in cui sia necessario analizzare la situazione dei contanti in ogni macchina, Vendon rende questa operazione molto semplice.

• Per ogni conto macchina si ottiene un quadro completo di quanto denaro ha la macchina al momento. Non si tratta solo del valore totale, ma del numero e del tipo di banconote presenti nell’impilatore e del valore delle monete in cassa, suddivise per il valore nominale.
• Per rendere il cambiamonete più intelligente, è possibile impostare facilmente dei valori di riferimento: il numero massimo di monete che il tubo può contenere e il livello critico. Se il livello critico viene raggiunto, viene attivato un allarme. In sostanza, questa funzione può aiutarvi a far sì che le vostre macchine non rimangano mai senza monete.

Ottimizzare il processo di incasso

L’incasso può rivelarsi un vero e proprio calvario, dato che le operazioni da compiere sono molteplici: recarsi alla macchina, svuotare la cassa e l’impilatore di banconote, tornare in ufficio, contare il denaro e annotare la differenza.

Vendon è qui per assistervi in ogni fase del processo.

• Quando si preleva il contante dalla macchina è sufficiente premere un pulsante per registrare l’incasso. Questo, a sua volta, creerà automaticamente un rapporto di incasso, facilmente accessibile su Vendon Cloud. Il rapporto di incasso contiene i valori di verifica registrati tra due incassi.

• Utilizzando l’app Vendon Mobile,  you can scan the money bag number that now stores cash from the cashbox and the bill stacker. We will take care of mapping the number to the particular cash collection. That way, you can always know which money bag came from which machine.

• Quando il denaro viene effettivamente contato in ufficio, aprite il rapporto di incasso e inserite i valori effettivi: il sistema calcolerà la differenza ed evidenzierà eventuali discrepanze. In questo modo si tiene conto di tutto.

Gestire i percorsi di controllo del contante

Con ogni vendita, il valore del vostro distributore automatico o della vostra macchina da caffè aumenta, poiché può generare centinaia di euro di entrate in una sola settimana. Pertanto, lasciare le monete e le banconote immobilizzate a lungo potrebbe non essere la decisione migliore.

Il nostro strumento di pianificazione dei percorsi può aiutarvi anche in questo: create percorsi basati sul valore della cassa per recarvi ai distributori in cui il valore totale dei contanti supera un determinato importo. Se si raccolgono contanti a intervalli regolari, indipendentemente dal valore totale, è sufficiente aggiungere un’attività di incasso al percorso di ricarica. Per una visita ancora più efficiente, procuratevi un elenco delle macchine con un basso livello di tubi e preparate le monete di ricarica nella giusta quantità prima che si sposti il ricaricatore.

Monitorare tutti i dispositivi di pagamento

Una delle domande principali che ogni operatore si pone è: Le mie macchine sono in grado di vendere? Se il cambiamonete è pieno di monete ma non funziona, aspettatevi di vedere uno zero nei vostri rapporti di vendita. Con
le soluzioni di telemetria Vendon,  you’re automatically in a better position.

Andando al monitoraggio delle macchine,  and you’ll see if there’s any problem with the coin changer or the bill validator, as their statuses are reported in real-time. Even better, set up notifications to get an alert in case there’s something wrong, and dispatch a technician to the location immediately.

Sarete informati anche su eventuali problemi temporanei, come ad esempio, un inceppamento delle monete, un doppio arrivo o un’interruzione della comunicazione tra la macchina e il dispositivo di pagamento. Notate che questo accade spesso? Forse è il caso di dare un’occhiata più da vicino al dispositivo stesso.

Generare rapporti dettagliati

Per avere una panoramica giornaliera della situazione del contante, è possibile consultare Diario di cassa , che fornisce i numeri essenziali di ogni macchina a partire dalla precedente raccolta di contanti. Una rapida occhiata vi dirà se la cassa è vuota o se c’è un problema con il denaro disponibile.

Quando si tratta di rapporti sulla raccolta degli incassi, questi riportano tutto sui contanti che entrano e che escono: dal numero e dal valore delle vendite, ai contanti erogati come resto, alla ricarica senza contanti, al valore dei tubi, ai valori delle ricariche di monete e altro ancora. Potete sempre scaricare questi rapporti e inviarli all’ufficio delle imposte o alla contabilità, oppure utilizzare le nostre API per creare un’integrazione diretta con il vostro sistema ERP. Il rapporto può essere inviato automaticamente a un indirizzo e-mail dedicato anche dopo la registrazione di un incasso.

Se a questo si aggiunge un rapporto sulle vendite che copre tutte le transazioni tra due incassi, si ottiene una soluzione completa per il controllo del contante. E questo può significare solo una cosa: siete sulla buona strada per il successo.

Iniziate oggi stesso a ottimizzare la vostra attività di vending o di macchine da caffè e a incrementare le vostre entrate: contattateci su
grow@vendon.net o presso il vostro distributore locale.