Cette section concerne les Clients et les Distributeurs et le traitement de données personnelles soumises à Vendon en utilisant le Système et les Services. Le Client et le Distributeur sont les Responsables du traitement concernant les données fournies via le Système.
Si votre comte Vendon a été créé par notre Client ou Distributeur, vous devez consulter la politique de confidentialité du Client ou Distributeur respectif. Dans un tel cas, toute question que vous puissiez avoir en tant que la Personne concernée doit être soumise et résolue par le Client ou le Distributeur.
Pour éviter toute ambiguïté, cette politique de confidentialité contient des conditions sur le traitement des données qui régissent le traitement des données effectué par Vendon au nom des Clients ou des Distributeurs et par conséquent cette politique représente l’accord contraignant sur le traitement des données.
Détails du traitement
Catégories de personnes concernées. Au nom de Client et de Distributeur Vendon traite les Données à caractère personnel de leurs employés, représentants et autres personnes concernant les Clients et Distributeurs respectifs enregistrés dans le Système sur le compte du Clients et Distributeurs et autres personnes dont les données sont autrement saisies.
Type de Données à caractère personnel. Vendon traite les Données à caractère personnel contenant le prénom, nom, numéro de téléphone, courriel, mot de passe pour le compte de Système, langue, horaire, fonction et autres informations concernant les Personnes concernées sont communiquées à Vendon par les Clients et les Distributeurs.
Nature et finalité du traitement. Vendon traite les Données à caractère personnel au nom du Client et de Distributeur conformément à leurs instructions et conservera et accédera à données à des fins de fourniture des Services au Client ou autrement exécutant nos obligations dans le cadre du contrat conclu avec le Client ou Distributeur.
Durée du traitement. Vendon traite les données susmentionnées aussi longtemps que Vendon entretien de relations contractuelles avec le Client ou Distributeur respectif. Après la résiliation des relations contractuelles, nous pouvons continuer de conserver quelques Données à caractère personnel, mais celles-ci seront limitées au minimum nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales.
Droits et obligations du Responsable du traitement et du Sous-traitant
En acceptant les conditions de cette Politique de confidentialité et en utilisant le Système ou les Services, le Client et le Distributeur informeront Vendon de traiter les Données à caractère personnel saisies dans le système ou autrement transmises à Vendon par le Client ou le Distributeur.
Le Client et le Distributeur confirment que les données transmises à Vendon sont obtenues légalement et que les Personnes concernées sont informées que leur Données à caractère personnel peuvent être fournies à Vendon ou aux tiers engagés par Vendon à des fins de prestation des Services et de maintenance du Système.
Vendon n'est pas responsable de toute demande ou plainte déposée par les personnes concernées concernant toute action entreprise par Vendon laquelle est le résultat de statuer conformément les instructions reçues par le Client et le Distributeur.
Vendon traitera toutes les Données à caractère personnel au nom du Client ou Distributeur suivant leurs instructions et conformément aux lois et règlements applicables sur la protection des données y incluant les exigences du RGPD, si applicable.
Sous-traitants ultérieurs
Le Client et le Distributeur autorise Vendon à engager les sous-traitants ultérieurs, y incluant les sous-traitants ultérieurs situé à l'extérieur de l’EEE à des fins de l’administration et de prestation des Services, de maintenance du Système ou d’exécution de relations contractuelles entre Vendon et Client ou Distributeur.
Vendon utilise ses sous-traitants ultérieurs nous fournissant services tels que hébergement web et co-localisation du serveur, communication, livraison des produits, assistance client, conseillers financiers et juridiques, entre autres.
Vendon garantit qu’il n’utilise que les sous-traitants ultérieurs conformes aux mêmes obligations sur la protection des données telles que stipulées dans cette Politique de confidentialité et Vendon garantit qu’il a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées et se conforme aux exigences du RGP, si applicable. Si un tel sous-traitant ultérieur fait défaut de se conformer à ses obligations sur la protection des données, Vendon sera toujours responsable envers le Client et le Distributeur.
Assistance aux Responsable du traitement
En tenant compte de la nature du traitement, Vendon aidera le Client et le Distributeur à la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, autant que possible, pour l'exécution des obligations du responsable du traitement concernant :
- Toute demande des Personnes concernées relative à l'accès ou rectification, effacement, limitation, portabilité et objection au traitement de leur Données personnelles lesquelles sont traitées par Vendon au nom du Client ou Distributeur. Si la Personne concernée envoi une telle demande directement à Vendon, celui-ci transmettra immédiatement cette demande au Client ou Distributeur respectif ; et
- L’investigation de la violation de Données à caractère personnel et la notification à l’Autorité de contrôle et aux Personnes concernées concernant ces violations ; et
- Si nécessaire, préparation de l’analyse d'impact relative à la protection des données et, si nécessaire, consultations avec l’Autorité de contrôle.
Sécurité
Lors du traitement de Données à caractère personnel au nom du Clients ou du Distributeur, Vendon applique toujours les mesures de sécurité comme indiquées ci-après dans la Section 8 de cette Politique de confidentialité.
Renvoi et suppression de données
A moins que la loi applicable ne le prévoit autrement, Vendon n’est pas obligé de conserver les données du Client et du Distributeur après la résiliation des relations contractuelles et l’effacement du compte du Client et du Distributeur et de tous les autres comptes associés.
Selon le choix du Client et du Distributeur, Vendon supprime toutes les Données à caractère personnel ou les renvoie au Client ou au Distributeur après la terminaison de relations contractuelles relatif au traitement, et il détruit les copies existantes, à moins que la loi applicable n'exige la conservation des Données à caractère personnel par Vendon.
Audit du traitement des données
A la demande écrite du Client ou du Distributeur, Vendon fournit les informations suffisantes pour démontrer la conformation avec les obligations stipulées dans cette Politique de confidentialité et avec les lois et règlements applicables. Ces informations sont fournies dans la mesure où une telle information est sous la contrôle de Vendon et si Vendon n’est pas empêché de la communiquer par la loi applicable, un devoir de confidentialité ou toute autre obligation due à un tiers.
Si l’information fournie sur la demande du Client ou le Distributeur à son avis raisonnable n’est pas suffisante pour confirmer la conformation de Vendon, Vendon accepte de permettre et de contribuer à l’audit du traitement des données.
Ces audits peuvent être effectués par un tiers indépendant disposant d'une bonne réputation sur le marché, si il a suffisamment d'expérience et de compétence d’effectuer l’audit du traitement des données, et l'élection d’un tel auditeur doit être mutuellement convenue entre le Client/Distributeur et Vendon.
Le temps et autres points relatif à un tel audit ou l’inspection sont déterminés par nous et telle information et assistance sont fournies exclusivement aux frais du Client ou Distributeur et nous nous réservons le droit de facturer le client ou le Distributeur pour tout travail ou frais additionnel encourus relatif à l’exercice de ces droits du Client. Le droit de demander l’audit peut être exercé une fois tous les deux ans.
L’auditeur signera un accord de confidentialité incluant les obligations de ne pas communiquer les informations commerciales du rapport d’audit et la version finale du rapport doit être fournie à Vendon.