Questa sezione riguarda i Clienti e i Fornitori di Vendon e l’elaborazione dei Dati Personali che che essi forniscono a Vendon utilizzando il Sistema ed i Servizi. Il Cliente ed il Fornitore sono i Regolatori nel rispetto dei dati che trasmettono a Vendon attraverso il Sistema.
Se il suo account Vendon è stato creato da un nostro Cliente o Fornitore, dovrebbe consultare la politica sulla privacy del rispettivo Cliente o Fornitore. In questo caso, qualsiasi domanda le dovesse sorgere, in veste di Persona Interessata, deve essere inviata e risolta dal Cliente o Distributore.
Per fugare ogni dubbio, questa Politica sulla Privacy contiene i termini sull’elaborazione dei dati che regolano l’elaborazione dei dati condotta da Vendon a nome dei Clienti e dei Fornitori; di conseguenza questa Politica costituisce un accordo vincolante.
Dettagli sull’elaborazione
Categorie di Persone Interessate. Vendon, a nome del Cliente e del Fornitore, elabora i Dati Personali dei suoi dipendenti, rappresentanti e di altre persone collegate ai rispettivi Clienti e Fornitori registrati nel Sistema con un account da Cliente o Fornitore o registrati in altro modo nel Sistema.
Tipi di Dati Personali. Vendon elabora Dati Personali che includono nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, password per accedere all’account del Sistema, lingua, ore lavorative, incarico e altre informazioni relative alle Persone Interessate condivise con Vendon dai Clienti e dai Fornitori.
Natura e scopo dell’elaborazione. Vendon elabora i Dati Personali a nome del Cliente e del Fornitore in conformità con le loro istruzioni; inoltre conserva e accede ai dati per il solo scopo di fornire al Cliente i Servizi oppure per terminare i nostri obblighi da contratto con il Cliente o il Fornitore.
Durata dell’elaborazione. Vendon elaborerà i sopra citati dati finché avrà una relazione contrattuale con il rispettivo Cliente o Fornitore. Dopo la conclusione della relazione contrattuale, potremmo continuare a conservare dei Dati Personali, ma solo la quantità necessaria per essere conformi ai nostri obblighi legali.
Diritti e obblighi del Regolatore e del Processore
Accettando i termini di questa Politica sulla Privacy e utilizzando il Sistema o i Servizi, il Cliente o il Fornitore incarica Vendon di elaborare i Dati Personali inseriti nel Sistema o in altro modo trasferiti a Vendon dal Cliente e dal Fornitore.
Il Cliente ed il Fornitore confermano che i dati forniti a Vendon sono stati raccolti in modo lecito e che le Persone Interessate sono state informate sul fatto che i loro Dati Personali potrebbero essere trasmessi a Vendon e ad altre parti terze coinvolte da Vendon per la fornitura dei Servizi ed il mantenimento del Sistema.
Vendon non è responsabile per affermazioni o lamentele da parte delle Persone Interessate riguardo qualsiasi azione compiuta da Vendon, a causa delle istruzioni accordate con il Cliente ed il Fornitore.
Vendon elaborerà sempre tutti i Dati Personali a nome del Cliente o del Fornitore seguendo le loro istruzioni e ai sensi delle leggi applicate alla tutela della privacy e alle regolamentazioni , inclusi i requisiti della GDPR, ove applicabile.
Sub-processori
Con la presente, il Cliente ed il Fornitore autorizzano Vendon a coinvolgere sub-processori, compresi sub-processori situati al di fuori dell’EEA, con lo scopo di amministrare e fornire i Servizi, mantenere il Sistema o comunque rendere possibile la relazione contrattuale fra Vendin e il Cliente o Fornitore.
Vendon utilizza sub-processori che ci forniscono dei servizi, come la co-ubicazione di host e server, la consegna di comunicazioni, la consegna del prodotto, l’assistenza clienti, consulenti legali e finanziari.
Vendon assicura l’esclusivo utilizzo di sub-processori conformi agli stessi obblighi sulla tutela dei dati presentati in questa Politica sulla Privacy e garantisce che essi hanno adottato mezzi tecnici ed organizzativi adatti e che sono conformi ai requisiti della GDPR, ove applicabili. Se tali sub-processori non adempiranno agli obblighi sulla tutela dei dati, Vendon sarà responsabile nei confronti del Cliente o del Fornitore.
Assistenza al Regolatore
Prendendo in considerazione la natura dell’elaborazione, Vendon assisterà il Cliente ed il Fornitore con la disposizione di mezzi tecnici ed organizzativi, nei limiti del possibile, per la realizzazione degli obblighi del Regolatore in relazione a:
- Qualsiasi richiesta da parte delle Persone Interessate nel rispetto dell’accesso o della correzione, cancellazione, restrizione, trasferibilità, e contestazione dell’elaborazione dei propri Dati Personali che Vendon tratta a nome del Cliente o del Fornitore. Nel caso in cui la Persona Interessata faccia una richiesta del genere direttamente a Vendon, Vendon inoltrerà immediatamente tale richiesta al rispettivo Cliente o Fornitore; e
- Indagini su violazioni di Dati Personali e la notifica all’Autorità di Tutela e alle Persone Interessate riguardo tali violazioni; e
- Ove appropriato, la preparazione di valutazioni sulla tutela dei dati e, se necessario, svolgendo consultazioni con un’Autorità di Tutela.
Sicurezza
Nel trattamento dei Dati Personali a nome dei Clienti o dei Fornitori, Vendon applica sempre le misure di sicurezza descritte sotto, nella Sezione 8 di questa Politica sulla Privacy.
Restituzione e cancellazione dei dati
Salvo diversa disposizione della legge applicabile, Vendon non ha l’obbligo di conservare i dati del Cliente e del Fornitore dopo la conclusione della relazione contrattuale, con conseguente cancellazione dell’account del Cliente e del Fornitore e di ogni account a loro associati.
A scelta del Cliente e del Fornitore, Vendon eliminerà o restituirà tutti i Dati Personali al Cliente o al Fornitore dopo la conclusione della relazione contrattuale relativa all’elaborazione ed eliminerà le copie esistenti, a meno che la legge applicabile imponga a Vendon di conservare tali Dati Personali.
Verifica sull’Elaborazione dei Dati
Su richiesta scritta del Cliente o del Fornitore, Vendon può fornire informazioni sufficienti a dimostrare la conformità agli obblighi descritti in questa Politica sulla Privacy, alle leggi applicabili e alle regolamentazioni. Queste informazioni saranno fornite nella misura in cui tali informazioni saranno in controllo di Vendon e Vendon non è precluso dalla loro divulgazione secondo la legge applicabile, da un obbligo di riservatezza, o da altri obblighi dovuti a parti terze.
Se le informazioni fornite in seguito alla richiesta del Cliente o del Fornitore non sono sufficienti per confermare la conformità di Vendon, allora Vendon concorda, acconsente e contribuisce ad una verifica sull’elaborazione dei dati.
Queste verifiche possono essere svolte da parti terze indipendenti con una buona reputazione di mercato, ammesso che abbiano sufficiente esperienza e competenza per svolgere una verifica sull’elaborazione dei dati, e la scelta di tale ispettore deve essere mutualmente concordata sia dal Cliente o dal Fornitore che da Vendon.
Le tempistiche e altri aspetti pratici relativi a tale verifica o ispezione sono stabiliti da noi, ed ogni informazione o assistenza è fornita esclusivamente al costo e a spese del Cliente o del Fornitore, e ci riserviamo il diritto di addebitare al Cliente o al Fornitore ogni attività supplementare o altri costi da noi sostenuti in merito al Cliente che si è avvalso a questi diritti. I diritti per richiedere una verifica possono essere usati ogni 2 anni.
L’ispettore dovrà firmare un accordo di riservatezza, il quale include l’obbligo a non divulgare informazioni commerciali nella sua revisione, e la revisione finale deve essere fornita anche a Vendon.