Dit gedeelte heeft betrekking op klanten en distributeurs van Vendon en verwerking van persoonlijke gegevens die zij indienen bij Vendon door gebruik te maken van het systeem en de services. De Klant en Distributeur zijn de Controllers met betrekking tot de gegevens die zij via het Systeem aan Vendon verstrekken.
Als uw Vendon-account is gemaakt door onze klant of distributeur, moet u het privacybeleid van de respectieve klant of distributeur raadplegen. En in dat geval moet elke vraag die u als een Betrokkene hebt, worden gericht aan en opgelost door de Klant of Distributeur.
Om twijfel te voorkomen, bevat dit privacybeleid gegevensverwerkingsvoorwaarden die de verwerking van gegevens door Vendon namens Klanten en Distributeurs regelen en daarom vormt het een bindende overeenkomst voor gegevensverwerking.
Details van de verwerking
Categorieën van gegevensonderwerpen. Vendon verwerkt namens de Klant en de Distributeur Persoonlijke Gegevens van hun werknemers, vertegenwoordigers en andere personen met betrekking tot de betreffende Klant en Distributeur die in het Systeem zijn geregistreerd onder de account van de Klant en de Distributeur of waarvan de gegevens anderszins in het Systeem zijn ingevoerd.
Type persoonlijke gegevens. Vendon verwerkt persoonlijke gegevens die naam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, wachtwoord voor het systeemaccount, taal, werkuren, positie en andere informatie bevatten die betrekking hebben op gegevensonderwerpen die door Klanten en Distributeurs met Vendon worden gedeeld.
Aard en doel van de verwerking. Vendon verwerkt Persoonlijke Gegevens namens de Klant en de Distributeur in overeenstemming met hun instructies, en slaat alleen de gegevens op en gebruikt deze om de Klant de Diensten te verlenen of op een andere manier onze verplichtingen na te komen die voortvloeien uit een contract met de Klant of de Distributeur.
Duur van de verwerking. Vendon verwerkt de bovengenoemde gegevens zolang Vendon een bestaande contractuele relatie heeft met de respectieve Klant of Distributeur. Na beëindiging van de contractuele relatie kunnen we enkele persoonlijke gegevens opslaan, maar beperken tot het minimum dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Rechten en plichten van Controller en Verwerker
Door de voorwaarden van dit Privacybeleid te accepteren en door het Systeem of de Services te gebruiken, instrueert de Klant en Distributeur Vendon om Persoonlijke Gegevens die zijn ingevoerd in het Systeem of anderszins overgedragen aan Vendon door de Klant en de Distributeur te verwerken.
De Klant en de Distributeur bevestigen dat de gegevens die aan Vendon zijn overgedragen, op een wettige basis zijn verkregen en dat de Gegevensonderwerpen op de hoogte zijn gesteld van het feit dat hun Persoonlijke Gegevens kunnen worden verstrekt aan Vendon en andere derden die door Vendon zijn ingeschakeld voor de levering van de Diensten en onderhoud van het systeem.
Vendon is niet aansprakelijk voor claims of klachten van Gegevensonderwerpen met betrekking tot enige actie die door Vendon wordt ondernomen als gevolg van het handelen in overeenstemming met de instructies ontvangen van de Klant en de Distributeur.
Vendon verwerkt altijd alle persoonlijke gegevens namens de Klant of Distributeur volgens hun instructies en in overeenstemming met de geldende wetten en regels voor gegevensbescherming, inclusief vereisten van de AVG, indien van toepassing.
Sub-processor
De Klant en de Distributeur machtigen Vendon hierbij sub-verwerkers, inclusief sub-verwerkers die zich buiten de EER bevinden, in te zetten voor het beheer en de levering van de Services, het Systeem te onderhouden of op andere wijze de contractuele relatie tussen Vendon en de Klant of Distributeur uit te voeren.
Vendon maakt gebruik van subprocessoren die ons diensten verlenen, zoals hosting en co-locatie van servers, levering van communicatie, levering van producten, klantenondersteuning, juridische en financiële adviseurs, onder anderen.
Vendon garandeert dat het alleen sub-verwerkers gebruikt die voldoen aan dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming als uiteengezet in dit privacybeleid en garandeert dat zij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen en, indien van toepassing, voldoen aan de vereisten van de AVG. Indien een dergelijke subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft Vendon aansprakelijk jegens de Klant of de Distributeur.
Bijstand aan de controller
Rekening houdend met de aard van de verwerking, zal Vendon de Klant en de Distributeur helpen bij het treffen van technische of organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, voor de nakoming van de verplichtingen van de Controller met betrekking tot:
- Alle verzoeken van de Betrokkenen met betrekking tot toegang tot of de rectificatie, uitwissing, beperking, portabiliteit en bezwaar tegen de verwerking van hun Persoonlijke Gegevens die Vendon verwerkt namens de Klant of Distributeur. In het geval dat een Betrokkene een dergelijk verzoek rechtstreeks naar Vendon verzendt, zal Vendon dit verzoek onmiddellijk doorsturen naar de betreffende Klant of Distributeur; en
- Het onderzoek naar inbreuken op Persoonlijke Gegevens en de kennisgeving aan de toezichtautoriteit en gegevensonderwerpen met betrekking tot dergelijke inbreuken; en
- Indien van toepassing, de voorbereiding van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en, indien nodig, het voeren van overleg met een Toezichthoudende Autoriteit.
Veiligheid
Bij de verwerking van persoonlijke gegevens namens de Klanten en Distributeurs past Vendon altijd de geïmplementeerde veiligheidsmaatregelen toe zoals hieronder beschreven in deel 8 van dit privacybeleid.
Retournering en verwijdering van gegevens
Tenzij anders vereist door toepasselijk recht, is Vendon niet verplicht om de gegevens van de Klant en Distributeur op te slaan na beëindiging van de contractuele relatie en verwijdering van de Account van de Klant en Distributeur en alle accounts die daarmee zijn verbonden.
Naar keuze van de Klant en de Distributeur zal Vendon alle Persoonlijke Gegevens verwijderen of retourneren aan de Klant en de Distributeur na het einde van de contractuele relatie met betrekking tot de verwerking en bestaande kopieën verwijderen, tenzij de toepasselijke wetgeving vereist dat Vendon dergelijke Persoonlijke Gegevens opslaat.
Gegevensverwerkingsaudit
Op schriftelijk verzoek van de Klant of de Distributeur moet Vendon voldoende informatie verstrekken om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in dit Privacybeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving. Deze informatie wordt verstrekt voor zover deze informatie binnen de macht van Vendon valt en Vendon niet wordt uitgesloten van openbaarmaking door toepasselijk recht, een plicht tot vertrouwelijkheid of enige andere verplichting die verschuldigd is aan een derde partij.
Als de informatie die op verzoek van de Klant of de Distributeur naar zijn redelijke oordeel is verstrekt, niet voldoende is om de naleving door Vendon te bevestigen, stemt Vendon ermee in om de gegevensverwerkingsaudit mogelijk te maken en bij te dragen.
Dergelijke audits mogen worden uitgevoerd door onafhankelijke derde partijen met een goede marktreputatie, op voorwaarde dat zij voldoende ervaring en competentie hebben om audits van gegevensverwerking uit te voeren, en de verkiezing van een dergelijke auditor moet onderling worden overeengekomen door zowel de Klant als de Distributeur en Vendon.
De timing en andere praktische aspecten met betrekking tot dergelijke audits of inspecties worden door ons bepaald en dergelijke informatie en assistentie worden uitsluitend aangeboden voor rekening en risico van de klant of distributeur en wij behouden ons het recht voor om de Klant of Distributeur extra kosten in rekening te brengen voor werk of andere kosten die door ons zijn gemaakt in verband met de Klant die dergelijke rechten gebruikt. De rechten om de audit aan te vragen mogen eens in de twee jaar worden gebruikt.
De auditor moet een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen, die de verplichting bevat om bedrijfsinformatie niet in zijn auditrapport te vermelden, en het eindrapport moet ook aan Vendon worden verstrekt.